Termos e Condições de Utilização da Plataforma OfficeLex

1. Identificação do Prestador

A plataforma OfficeLex é propriedade e operada pela:

PMF Consulting, Unipessoal Lda
NIPC: 518555186
Email: support@officelex.com

A OfficeLex disponibiliza uma plataforma cloud destinada à admissão, validação, gestão documental, onboarding digital de clientes, processos KYC (Know Your Customer), verificação de identidade, recolha documental e suporte ao cumprimento de obrigações regulatórias, nomeadamente as decorrentes da Lei n.º 83/2017.

2. Objeto

Os presentes Termos e Condições regulam:

• O acesso à plataforma OfficeLex;
• A utilização dos serviços disponibilizados;
• Os direitos e obrigações dos utilizadores;
• As condições de tratamento de dados pessoais;
• As responsabilidades das partes.

A utilização da plataforma implica a aceitação integral destes Termos e Condições.

3. Definições

Para efeitos dos presentes Termos:

• Plataforma: Software OfficeLex disponibilizado em ambiente cloud.
• Entidade Cliente: Empresa, sociedade ou organização que adquire uma licença de utilização da plataforma.
• Utilizador: Pessoa singular autorizada pela Entidade Cliente a utilizar a plataforma.
• Titular dos Dados: Pessoa singular cujos dados pessoais são tratados através da plataforma.
• KYC: Procedimentos de identificação e diligência destinados ao cumprimento das obrigações legais de prevenção do branqueamento de capitais e financiamento do terrorismo.

4. Licença de Utilização

A OfficeLex concede à Entidade Cliente uma licença de utilização da plataforma com as seguintes características:

• Não exclusiva;
• Pessoal e intransmissível;
• Não transferível nem cedível, a qualquer título, a terceiros;
• Não sublicenciável;
• Limitada à utilização interna da plataforma e aos fins profissionais da Entidade Cliente.

A licença é atribuída por utilizador autorizado e destina-se ao uso individual e exclusivo da pessoa para a qual foi emitida.

Consequentemente, cada utilizador deverá dispor da sua própria licença de acesso, não sendo permitida a partilha de credenciais, a utilização simultânea da mesma conta por várias pessoas, nem a utilização de uma única licença por múltiplos colaboradores, sócios, funcionários ou prestadores de serviços da Entidade Cliente.

A Entidade Cliente compromete-se a assegurar que o número de utilizadores que acedem à plataforma corresponde ao número de licenças contratadas.

A utilização da plataforma por utilizadores não licenciados, a partilha de contas de acesso ou qualquer tentativa de contornar as limitações de licenciamento poderá determinar a suspensão imediata dos acessos, a regularização das licenças em falta e, quando aplicável, a resolução do contrato por incumprimento.

A licença mantém-se válida durante o período contratualmente acordado.

6. Serviços Disponibilizados

A plataforma pode incluir:

• Onboarding digital de clientes;
• Questionários de conformidade;
• Recolha documental;
• Identificação e verificação de clientes;
• Gestão documental;
• Fluxos de aprovação;
• Registos de auditoria;
• Processos de KYC;
• Gestão de entidades e beneficiários efetivos;

A OfficeLex reserva-se o direito de atualizar, modificar ou melhorar os serviços disponibilizados.

7. Obrigações da Entidade Cliente

A Entidade Cliente compromete-se a:

• Utilizar a plataforma exclusivamente para fins lícitos;
• Cumprir toda a legislação aplicável;
• Garantir que possui legitimidade para introduzir dados pessoais na plataforma;
• Obter todos os consentimentos necessários quando exigidos por lei;
• Não utilizar a plataforma para fins fraudulentos ou abusivos.

8. Propriedade Intelectual

Todos os direitos de propriedade intelectual sobre:

• Software;
• Interfaces;
• Design;
• Bases de dados;
• Funcionalidades;
• Marcas OfficeLex;

pertencem exclusivamente à PMF Consulting, Unipessoal Lda.

É proibida a reprodução, modificação, engenharia inversa ou exploração comercial não autorizada da plataforma.

9. Disponibilidade do Serviço

A OfficeLex envidará os esforços razoáveis para assegurar a disponibilidade contínua da plataforma.

Todavia, poderão ocorrer interrupções motivadas por:

• Atualizações;
• Manutenção;
• Falhas técnicas;
• Ataques informáticos;
• Fatores externos fora do controlo da OfficeLex.

A OfficeLex não garante disponibilidade ininterrupta do serviço.

10. Segurança

A OfficeLex adota medidas técnicas e organizativas adequadas para assegurar a confidencialidade, integridade, disponibilidade e resiliência dos sistemas e dos dados tratados através da Plataforma, em conformidade com a legislação aplicável em matéria de proteção de dados pessoais e com a respetiva Política de Privacidade.

As medidas de segurança implementadas incluem, designadamente:

• Encriptação das comunicações através de protocolos de segurança adequados;
• Armazenamento seguro de credenciais de autenticação, utilizando mecanismos de proteção adequados;
• Controlo de acessos baseado em perfis de utilizador e níveis de permissão;
• Registo e monitorização de acessos, atividades e eventos relevantes na Plataforma;
• Mecanismos de deteção, prevenção e mitigação de incidentes de segurança e tentativas de fraude;
• Políticas internas de segurança da informação e procedimentos de gestão de acessos;
• Realização de cópias de segurança e mecanismos de recuperação dos serviços, quando aplicável;
• Restrição do acesso aos dados apenas a pessoas devidamente autorizadas e que necessitem desse acesso para o exercício das respetivas funções.

Sem prejuízo da adoção das medidas referidas, a OfficeLex não garante que a Plataforma esteja permanentemente livre de interrupções, vulnerabilidades, ataques informáticos ou outros eventos externos que possam comprometer a sua disponibilidade ou segurança, comprometendo-se, contudo, a envidar esforços razoáveis para prevenir, detetar e mitigar tais situações.

Os Utilizadores são responsáveis pela segurança das respetivas credenciais de acesso, comprometendo-se a:

• Manter confidenciais os seus elementos de autenticação;
• Não partilhar credenciais com terceiros;
• Utilizar palavras-passe robustas e adequadas;
• Comunicar imediatamente à OfficeLex qualquer suspeita de acesso não autorizado, perda, divulgação ou utilização indevida das credenciais de acesso.

Todas as ações realizadas através de uma conta de utilizador serão presumidas como efetuadas pelo respetivo titular, salvo prova em contrário.

11. Limitação de Responsabilidade

Na máxima extensão permitida por lei, a OfficeLex não será responsável por:

• Decisões de negócio tomadas pela Entidade Cliente;
• Conteúdos carregados pelos utilizadores;
• Erros ou omissões em informações fornecidas por terceiros;
• Interrupções causadas por fatores externos;
• Danos indiretos, incidentais ou consequenciais.

12. Proteção de Dados Pessoais

12.1 Política de Privacidade

A Política de Privacidade da OfficeLex constitui parte integrante dos presentes Termos e Condições.

Ao utilizar a plataforma, os utilizadores confirmam que leram e compreenderam a Política de Privacidade.

12.2 Papel da OfficeLex no Tratamento de Dados

Conforme a finalidade do tratamento, a OfficeLex atua como:

Subcontratante, quando trata dados pessoais por conta da Entidade Cliente e de acordo com as respetivas instruções.

Responsável pelo Tratamento, quando trata dados para:

• Gestão da plataforma;
• Registos de atividade;
• Segurança informática;
• Prevenção de fraude;
• Suporte técnico;
• Funcionamento dos serviços.

12.3 Tratamentos Relacionados com Compliance e KYC

A plataforma permite a recolha e tratamento de dados necessários ao cumprimento das obrigações legais decorrentes da Lei n.º 83/2017, incluindo:

• Identificação de clientes;
• Verificação documental;
• Informação sobre Pessoas Politicamente Expostas (PEP);
• Beneficiários Efetivos (UBO);
• Relações de negócio;
• Registos legalmente exigidos.

A responsabilidade pela legitimidade do tratamento e pela definição das finalidades cabe à Entidade Cliente.

12.4 Direitos dos Titulares dos Dados

Os titulares dos dados poderão exercer os seus direitos de:

• Acesso;
• Retificação;
• Apagamento;
• Limitação;
• Oposição;
• Portabilidade;
• Retirada do consentimento.

12.5 Conservação dos Dados

Os dados pessoais serão conservados apenas durante o período necessário para o cumprimento das finalidades e obrigações legais aplicáveis.

Nos processos sujeitos à Lei n.º 83/2017, os dados poderão ser conservados pelo período legalmente exigido.

13. Subcontratantes

A OfficeLex poderá recorrer a prestadores de serviços especializados para:

• Alojamento da plataforma;
• Infraestrutura cloud;
• Suporte técnico;
• Desenvolvimento e manutenção;
• Segurança informática.

Sempre que tal ocorra, serão implementadas as garantias exigidas pelo RGPD.

14. Transferências Internacionais

Sempre que ocorram transferências internacionais de dados, estas serão efetuadas em conformidade com o RGPD e com os mecanismos legalmente admissíveis.

15. Suspensão ou Cessação de Acesso

A OfficeLex poderá suspender ou cancelar o acesso à plataforma em caso de:

• Violação dos presentes Termos;
• Utilização abusiva;
• Incumprimento contratual;
• Risco para a segurança dos sistemas;
• Exigência legal ou regulatória.

16. Alterações aos Termos e Condições

A OfficeLex reserva-se o direito de alterar os presentes Termos e Condições a qualquer momento.

As alterações entrarão em vigor após a sua publicação na plataforma.

17. Lei Aplicável e Foro Competente

Os presentes Termos e Condições são regidos pela legislação portuguesa.

Para resolução de quaisquer litígios será competente o Tribunal Judicial da Comarca de Lisboa, com expressa renúncia a qualquer outro.

18. Contactos

OfficeLex
PMF Consulting, Unipessoal Lda
Email: support@officelex.com